Depende más de cuántas personas trabajan con la información financiera que del tamaño de tu empresa. Un taller mecánico con tres socios puede necesitar exactamente lo mismo que una tienda de ropa con quince empleados.

Para quien lleva la contabilidad principal necesitas algo fiable. No tiene que ser el modelo más reciente, pero sí cumplir estas especificaciones mínimas:

• Procesador: Intel Core i5 o AMD Ryzen 5 de octava generación en adelante
• Memoria RAM: 8GB mínimo (16GB si trabajas con hojas de cálculo grandes)
• Almacenamiento: Disco SSD de 256GB como mínimo (hace que todo vaya más rápido)
• Sistema operativo: Windows 10/11 o macOS actualizado regularmente
• Pantalla: 15 pulgadas o más, porque vas a pasar horas mirándola

Si más miembros de la familia revisan informes ocasionalmente pero no modifican datos, pueden usar equipos más básicos. Un portátil de gama media o incluso una tablet con teclado puede servir perfectamente para consultar información.

Esta pregunta nos la hacen constantemente. Y la respuesta honesta es: el que realmente uses. Hemos visto empresas fracasar con programas caros porque eran demasiado complicados, y otras prosperar con hojas de cálculo bien organizadas.

Dicho esto, hay tres niveles que funcionan según tu situación:

Lo importante es que el sistema permita separar claramente las finanzas familiares de las empresariales. Muchos conflictos vienen de ahí, no del software en sí.

Menos de la que probablemente te están vendiendo. Si usas software local y solo envías correos con archivos adjuntos, 20-30 Mbps son más que suficientes.

Necesitas más velocidad si:

• Usas software en la nube que sincroniza constantemente (50 Mbps recomendados)
• Haces videoconferencias con asesores o socios (al menos 50 Mbps)
• Subes documentos escaneados con frecuencia (considera fibra de 100 Mbps)
• Varias personas trabajan simultáneamente con datos en línea (100 Mbps o más)

Pero aquí está el truco: la estabilidad importa más que la velocidad máxima. Una conexión de 50 Mbps que no se cae nunca es mejor que 300 Mbps que falla cada dos días. Pregunta a otros negocios de tu zona qué proveedor funciona bien antes de contratar.

La seguridad no tiene que ser complicada para ser efectiva. Estas cinco medidas básicas cubren el 90% de los riesgos reales:

• Contraseñas únicas y fuertes: Usa un gestor de contraseñas tipo Bitwarden (es gratuito). Que cada cuenta tenga su propia contraseña.
• Autenticación de dos factores: Especialmente en el banco y en el correo electrónico. Molesta un poco al principio, pero te salva de muchos problemas.
• Antivirus actualizado: Windows Defender viene incluido y funciona bien. Si quieres algo más robusto, Bitdefender o Kaspersky son opciones fiables.
• Actualizaciones automáticas: Configúralas para que se instalen solas. La mayoría de hackeos aprovechan fallos que ya están solucionados en versiones nuevas.
• Sentido común: No abras archivos adjuntos de desconocidos. Si el banco te pide datos por email, llama tú directamente al número oficial para verificar.

Y algo que vemos mucho: limita quién tiene acceso a qué. No todo el mundo necesita ver toda la información financiera. Define roles claros desde el principio para evitar tanto problemas de seguridad como conflictos familiares.

Depende de cuánta información puedes permitirte perder. Pregúntate: si se rompe el ordenador ahora mismo, ¿cuántos días de trabajo se pierden?

Nuestra recomendación estándar:

• Documentos financieros críticos: Copia diaria automática (se puede configurar en 10 minutos)
• Archivos contables generales: Copia semanal como mínimo
• Copia completa del sistema: Mensual, incluyendo configuraciones y programas

Y esto es importante: necesitas dos copias en lugares diferentes. Una puede estar en un disco duro externo en tu oficina. La otra debe estar en otro sitio físico, puede ser la nube (Google Drive, Dropbox) o un disco en casa de un socio. Así un incendio o robo no te deja sin nada.

Probablemente sí, aunque sea bajo demanda. No hace falta tener a alguien en nómina, pero necesitas un técnico de confianza que pueda venir cuando algo falla.

Hay tres modelos que funcionan bien:

Lo que no recomendamos es depender del sobrino que sabe de ordenadores. Puede ayudar puntualmente, pero mezclar favores familiares con sistemas críticos del negocio suele acabar mal. Mejor mantener esas cosas separadas y profesionalizadas.